本契約は、EXPLOG（以下「本サービス」）の利用規約に基づいて利用契約を締結した事業者（以下「Operator」）と、本サービスを運営するR150works合同会社（株式会社SinqRelations設立後は同社に移管。以下「当社」）との間で、個人データの取扱いに関して締結される個人データ取扱委託契約（以下「本委託契約」）です。
| 役割 | 主体 | 個人情報保護法上の位置づけ |
|---|---|---|
| Operator | 利用契約者（事業者） | 個人情報取扱事業者。本サービスを通じて取り扱う個人データの主たる管理責任者。 |
| Customer | Operatorが確認を依頼する相手方 | 個人データの本人。個人情報に関する請求はOperatorに対して行う。 |
| 当社 | サービス提供者 | Operatorの委託先。Operatorの指示に基づき個人データを処理するのみであり、自社の目的に使用しない。 |
本委託契約は、個人情報保護法第25条（委託先の監督）の趣旨に基づき、委託先としての当社の義務と、委託元であるOperatorとの関係を明確にするものです。
本委託契約は、個人情報保護法第27条第5項第1号の「委託」としての立て付けであり、同項第3号の「共同利用」ではありません。当社はOperatorの指示の範囲でのみ個人データを取り扱い、自社の目的のために利用しません。したがって、Customerからの開示・訂正・削除等の請求は、個人情報取扱事業者であるOperatorに対して行われます。
当社は、Operatorの指示に基づいてのみ個人データを処理し、自社の目的（マーケティング・AI学習・第三者提供等）には一切使用しません。
| 種別 | データ項目 | 処理の目的 |
|---|---|---|
| Customerの識別情報 | 氏名（暗号化）・メールアドレス（暗号化）・電話番号（暗号化、SMS利用時のみ） | 確認依頼の送付・確認の経緯の記録 |
| 確認行動の記録 | アクセス日時・IPアドレス・User-Agent・確認済フラグ | 確認の経緯の保管（behavior_trace = 個人特定情報なしの行動記録） |
| 書面の内容 | Operatorが登録した同意書・説明書等の全文 | 確認ページの表示・記録の保管 |
| 指サインデータ | 署名画像データ（法人フル以上のみ） | 署名の記録保管 |
マスキング後に残る recipient_id は、氏名・連絡先・照合用ハッシュ・受信者ラベルをいずれも削除したうえで、記録の改ざん検知チェーンを維持するためだけに残す内部の参照用IDです。マスキングでは、これらに加えて当該Customer宛ての書面の件名・本文および保管ファイルも消去するため、当社は、この ID から特定の個人にたどり着く手段を保持しません。
利用契約の解除・解約・プラン変更等により本委託契約が終了した場合、当社はOperatorの指示に従い以下のいずれかを実行します。
終了後も当社が保持することがある記録は、当社自身に法令上の保存義務が課されているものに限ります（例: 課金記録・監査ログ）。個人を識別できる情報はマスキングした上で保持します。
| プラン | データ保持期間 |
|---|---|
| 無料・個人 | 最終送信日から30日 |
| 法人ベーシック | 最終送信日から1年 |
| 法人フル・エンタープライズ | 最終送信日から7年 |
保持期間の到来をもって、当社のシステムは自動的にCustomerの個人を識別できる情報（氏名・メールアドレス・電話番号・受信者ラベル等）をマスキング処理します。
あわせて、当該Customer宛ての書面の件名・本文および保管ファイルも消去します（他のCustomerがまだ同じ書面を使用している場合は、その全員がマスキングされるまで消去しません）。マスキング後は書面の内容を読み出せなくなりますので、内容の控えが必要な場合は、保持期間内に証跡レポートを出力して保管してください。
マスキング後も、送信の事実・確認の有無・統計情報、および記録の改ざん検知に用いるハッシュ値は保持されます（ハッシュ値は一方向の値であり、そこから書面の内容や個人情報を復元することはできません）。
本自動マスキングは、Operatorが契約したプランのポリシーの執行です。 Operatorはプランをアップグレードすることにより、保持期間を変更できます。
Operatorは、本委託契約への同意をもって、上記の自動マスキングの実行に同意するものとします。
Customerが死亡した場合も、当社はその事実を知り得る立場にないため、本条に定める保持期間の規定に従って取り扱います。Operatorから個別の削除の指示があった場合は、保持期間の到来を待たずにこれに従います。
当社は、本サービスの運用・セキュリティ維持・課金管理のために、全操作の監査ログ（SinqAudit）を保管します。
| 記録項目 | 内容 |
|---|---|
| 操作日時 | ISO8601形式のタイムスタンプ |
| Operator ID・テナントID | 操作主体の識別子 |
| 操作種別 | 送信・確認・削除・ログイン等 |
| リソースID | 対象ドキュメントID・配送ID等 |
| IPアドレス・User-Agent | 不正アクセス検知目的 |
監査ログには、CustomerのPII（氏名・メールアドレス等）は記録しません。 Customerの行動は匿名化された行動トレース（behavior_trace）として別途管理します。
当社が監査ログを参照できるのは以下の目的に限ります。
上記以外の目的での参照は行いません。Operatorの事業内容・Customerとの関係性等を目的とした参照は行いません。
| 再委託先 | 所在地 | 委託業務 | 個人情報保護措置の概要 |
|---|---|---|---|
| Stripe Payments Japan 株式会社（Stripe, Inc.グループ） | 東京都港区 / 米国 | 決済処理・サブスクリプション管理 | PCI DSS Level 1認証・SOC 2 Type II・ISO27001・TLS暗号化 |
| Resend, Inc. | 米国 | 確認依頼メール・通知メールの送信 | TLS暗号化・個情法28条に基づく体制確認 |
| メディア株式会社（Aurora SMS） | 日本 | SMS送信（有料プランのみ） | 国内事業者・TLS暗号化・当社との契約に基づく安全管理措置（SMS送信機能の提供開始をもって個人データの提供を開始します） |
| エックスサーバー株式会社（Xserver VPS） | 日本 | サーバー基盤（ホスティング） | AES-256暗号化・物理アクセス制御 |
当社は、再委託先を追加・変更する場合、事前にOperatorへ通知します。重大な変更（個人データを新たに提供することになる場合等）については、Operatorが異議を申し出る機会を設けます。
外国にある再委託先への個人データの提供は、本人の同意を根拠とするものではなく、個人情報保護法第28条に基づき、当該事業者が本人の権利利益を保護するうえで必要な体制を継続的に整備していることを当社が確認したうえで行います。
| 措置 | 内容 |
|---|---|
| 暗号化 | 個人情報列はAES-256-GCM方式で暗号化して保管（_encrypted接尾辞列） |
| テナント分離 | 全テーブルにtenant_idを付与し、クエリレベルで他テナントのデータへのアクセスを禁止 |
| 通信暗号化 | TLS 1.2/1.3による通信の暗号化 |
| アクセス制御 | JWTによる認証・最小権限の原則によるAPIアクセス管理 |
| 鍵管理 | 暗号化マスターキーは環境変数で管理し、ソースコードに含めない |
| 監査ログ | 全操作をSinqAuditに記録し、不正アクセスを検知可能にする |